Direção Municipal de Serviços Partilhados

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Direção Municipal de Serviços Partilhados

Competências
Departamento de Sistema de Informação
Departamento Jurídico
Departamento de Recursos Humanos
Departamento Financeiro

Divisão Loja do Munícipe

Atribuições

Competências das unidades orgânicas flexíveis do Departamento de Sistemas de Informação

Divisão de Aplicações Informáticas e Inovação
Divisão de Redes e Comunicação

Competências das unidades orgânicas flexíveis do Departamento Jurídico

Divisão de Assuntos Jurídicos
Divisão de Execuções Fiscais e Contraordenações

Competências das unidades orgânicas flexíveis do Departamento de Recursos Humanos

Divisão de Gestão de Recursos Humanos
Divisão de Desenvolvimento Organizacional
Unidade de Gestão de Carreiras

Competências das unidades orgânicas flexíveis do Departamento Financeiros

Divisão de Gestão Financeira
Divisão de Contratação Pública
Divisão de Contabilidade
Divisão de Gestão Patrimonial

Compete à Direção Municipal de Serviços Partilhados, para além das atribuições comuns previstas no presente regulamento, exercer funções do âmbito do sistema informático de informação municipal, do acolhimento e atendimento dos/as munícipes, da gestão dos recursos humanos da autarquia, da gestão financeira e do património, da proteção de dados, nomeadamente dos dados pessoais críticos, bem como, exercer funções de assessoria jurídica a todos os serviços da Câmara dispondo, para tal, das competências, em geral, definidas para as respetivas unidades orgânicas e o exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com a natureza das atribuições que lhe estão cometidas.

Diretamente dependentes da Direção Municipal de Serviços Partilhados está o Departamento de Sistema de Informação, o Departamento Jurídico, o Departamento de Recursos Humanos e o Departamento Financeiro.

Departamento Jurídico

Ao Departamento Jurídico incumbe genericamente emitir pareceres jurídicos, instruir processos de averiguações, de inquérito, ou outros determinados superiormente, colaborar na elaboração de projetos de posturas e regulamentos municipais, apoiar a atuação da Câmara Municipal na participação, a que esta for chamada, em processos legislativos ou regulamentares, assegurar o patrocínio judiciário nas ações propostas pela Câmara Municipal ou contra ela, bem como nos recursos interpostos contra os atos dos órgãos do Município, assegurar a defesa dos/as titulares dos órgãos municipais ou dos/as colaboradores/as quando sejam demandados em juízo por causa do exercício das suas funções, assegurar o apoio jurídico às restantes unidades orgânicas do Município, uniformizar as interpretações jurídicas, levar a cabo a cobrança coerciva de dívidas de natureza fiscal e parafiscal, instruir e tramitar os processos de contraordenação.

Departamento Financeiro

Ao Departamento Financeiro incumbe genericamente, proceder à gestão financeira, propor a revisão do manual de políticas e procedimentos contabilísticos e medidas de controlo interno assegurar a regularidade financeira na realização da despesa e supervisionar o cumprimento das normas de contabilidade e fiscalidade aplicáveis, cumprir atempadamente das obrigações fiscais e parafiscais, assegurar e monitorizar a liquidação e cobrança da receita, contratação pública e aprovisionamento, assegurar o cadastro e inventariação sistemática do património municipal promovendo a inscrição nas matrizes prediais e na conservatória do registo predial dos bens imóveis, acompanhar a elaboração do orçamento das empresas municipais e a sua execução orçamental, monitorizando o cumprimento dos contratos-programa celebrados, bem como coordenar e dirigir as atividades relacionadas com as unidades orgânicas flexíveis na sua dependência.

Divisão Loja do Munícipe

A Divisão Loja do Munícipe detém as seguintes atribuições:

a) Implementar um modelo de acolhimento aos/às munícipes que traduza uma efetiva aproximação entre a população e os/as eleitos/as locais;
b) Proceder a um atendimento multicanal personalizado de todos/as os/as munícipes, sendo o elo de ligação com os diversos serviços municipais;
c) Coordenar toda a atividade de atendimento das lojas municipais e os Espaços Internet do município;
d) Criar modos expeditos de atendimento para que seja prestada informação pronta, clara e precisa;
e) Gerir o sistema de gestão de relacionamento com o/a munícipe (CRM);
f) O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.

Divisão de Aplicações Informáticas e Inovação

A Divisão de Aplicações Informáticas e Inovação detém as seguintes atribuições:

a) Coordenação do sistema informático municipal e a implementação das ações necessárias à sua concretização;
b) Definir a estratégia de arquitetura de sistemas, de informação e comunicações da Autarquia e garantir a sua salvaguarda;
c) Assegurar as plataformas tecnológicas que garantam as ações de racionalização e modernização do funcionamento dos serviços municipais;
d) Definir, planear e gerir os projetos informáticos do município, acompanhando o seu planeamento, desenvolvimento e implementação;
e) Gerir os equipamentos informáticos e respetiva manutenção e renovação;
f) Manter e atualizar as aplicações informáticas e apoiar os/as seus/suas utilizadores/as;
g) Gerir a plataforma informática da gestão documental;
h) Conceber e desenvolver a arquitetura e acompanhar a implementação dos sistemas e tecnologias de informação tendo em vista a melhoria dos processos de trabalho e qualificação da organização;
i) Implementar atividades de simplificação de processos e informatização para o aumento da eficiência e eficácia dos serviços municipais;
j) Diagnosticar, periodicamente, a adequação da infraestrutura tecnológica (hardware, redes), software e aplicações informáticas às necessidades da organização, apresentando um planeamento das propostas a adotar no âmbito dos sistemas de informação;
k) O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.

Divisão de Redes e Comunicação

A Divisão de Redes e Comunicação detém as seguintes atribuições:

a) Apoiar os/as utilizadores/as na resolução de problemas surgidos ao nível dos sistemas de comunicação ou redes;
b) Gerir e operar o sistema de comunicação (equipamentos, redes e outros), incluindo a instalação de novos equipamentos, em articulação com o Departamento de Conservação;
c) Assegurar a gestão dos acessos à internet e caixas de correio eletrónico;
d) Estudar e propor as normas e procedimentos de segurança, promovendo o seu cumprimento;
e) Gerir os sistemas e redes de comunicação da autarquia, incluindo a rede telefónica, os dispositivos móveis, e outros, em articulação com o Departamento de Conservação;
f) Garantir a interligação com as empresas fornecedoras das soluções instaladas nos serviços da Câmara e ou com responsabilidades na sua manutenção no que concerne à sua utilização e atualização;
g) Definir procedimentos e guias de utilização sobre boas práticas na utilização dos sistemas ao nível dos acessos e salvaguarda de informação;
h) Promover a formação e o apoio a utilizadores/as sobre os sistemas de comunicação instalados;
i) O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.

Divisão de Assuntos Jurídicos

A Divisão de Assuntos Jurídicos, detém as seguintes atribuições:

a) Emitir pareceres jurídicos sobre reclamações e recursos administrativos, bem como sobre petições ou exposições sobre atos ou omissões dos órgãos municipais ou sobre procedimentos dos serviços;
b) Proceder à instrução de processos de meras averiguações, de inquérito, sindicância ou disciplinares determinados superiormente;
c) Colaborar na elaboração de projetos de posturas e regulamentos municipais e providenciar pela sua atualidade e exequibilidade;
d) Apoiar a atuação da Câmara Municipal na participação, a que esta for chamada, em processos legislativos ou regulamentares;
e) Assegurar o patrocínio judiciário nas ações propostas pela Câmara Municipal ou contra ela, bem como nos recursos interpostos contra os atos dos órgãos do Município, garantindo o apoio necessário quando o patrocínio for assegurado por mandatário externo;
f) Assegurar a defesa dos/as titulares dos órgãos municipais ou dos/as colaboradores/as quando sejam demandados em juízo por causa do exercício das suas funções;
g) Instruir os requerimentos para obtenção das declarações de utilidade pública de bens e direitos a expropriar, acompanhar os respetivos processos de expropriação ou de requisição ou constituição de qualquer encargo, ónus ou restrição que sejam consentidos por lei para o desempenho regular das atribuições do Município;
h) Instruir e acompanhar os processos que se refiram à defesa dos bens do domínio público a cargo do Município e ainda do património que integre o seu domínio privado;
i) Uniformizar as interpretações jurídicas;
j) Criar e manter uma base de dados atualizada de regulamentos internos, normas e demais legislação em vigor aplicável à Autarquia;
k) Instruir os procedimentos conducentes à tomada de medidas de tutela da reposição da legalidade urbanística decorrentes do incumprimento de embargos, de trabalhos de correção ou alteração, demolição da obra e reposição do terreno ou de cessação da utilização, com vista à posse administrativa em processos provenientes da Divisão de Gestão Urbanística e, ainda, instaurar os processos-crime e as ações cíveis que se mostrem necessárias ao cumprimento do ordenamento jurídico em vigor e à defesa dos interesses e direitos do município;
l) Instruir os procedimentos conducentes à reposição da legalidade, com origem em autos elaborados pela Polícia Municipal, decorrentes de infrações às normas legais e regulamentares e instaurar os processos-crime e as ações cíveis que se mostrem necessárias ao cumprimento do ordenamento jurídico em vigor e à defesa dos interesses e direitos do município;
m) Assegurar o apoio jurídico às restantes unidades orgânicas do Município;
n) O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.

Divisão de Execuções Fiscais e Contraordenações

A Divisão de Execuções Fiscais e Contraordenações, detém as seguintes atribuições:

a) Instruir e tramitar os processos de contencioso administrativo e execução fiscal;
b) Analisar a conformidade legal das respetivas certidões de divida, nomeadamente os elementos relativos ao valor do débito, contagem de juros de mora e prescrição;
c) Emitir mandados de penhora;
d) Proceder à penhora de bens;
e) Sugerir decisão de formulação de propostas com vista à extinção dos processos nas suas diversas modalidades: pagamento, declaração em falhas, anulação do débito e outros;
f) Cumprir as decisões ordenadas pelo tribunal tributário;
g) Levar a cabo a cobrança coerciva de dívidas de natureza fiscal e parafiscal;
h) Instruir e tramitar os processos de contraordenação;
i) Organização dos processos para remessa ao tribunal Administrativo e Fiscal do Porto;
j) Registo nos livros, avisos para os executados e organização do processo;
k) Realização de Citações pessoais e penhoras;
l) Arquivo dos processos específicos da Divisão;
m) O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.

Divisão de Gestão de Recursos Humanos

A Divisão de Gestão de Recursos Humanos detém as seguintes atribuições:

a) Atualização periódica da plataforma informática de Gestão de Recursos Humanos, bem como organizar e manter atualizados os processos individuais;
b) Gerir o sistema de assiduidade;
c) Processar as remunerações e abonos;
d) Recolher e tratar dados para fins estatísticos e de gestão, designadamente quanto à assiduidade, trabalho suplementar ajudas de custo e comparticipação na doença;
e) Proceder à estimativa anual das verbas a orçamentar em despesa com pessoal, bem como acompanhar os custos inerentes da despesa com pessoal ao longo do ano em estreita colaboração com a Direção Intermédia de Gestão de Carreiras e Divisão de Desenvolvimento Organizacional;
f) Proceder à gestão dos pedidos de colocação e estágios (Profissionais e Curriculares – para não vinculados);
g) Proceder à gestão dos pedidos de acumulação de funções;
h) Atualização da situação do/a funcionário/a através da inserção dos dados do/a funcionário/a, nomeadamente de cópias das habilitações e CC e respetivo arquivo nos processos individuais e na aplicação informática de gestão de pessoal, procedendo à alteração do posicionamento remuneratório, sempre que aplicável;
i) Codificação, inserção e conferência dos recibos médicos entregues pelos/as funcionários/as, inscrições na ADSE (online) e alterações de dados pessoais de funcionários/as na ADSE e outras atividades relacionadas com a ADSE;
j) Receção da previsão de trabalho suplementar, do trabalho noturno, das folgas gozadas e a gozar e inserção das horas no sistema informático.
k) Inserção de todo o tipo de faltas no sistema informático, conferência de assiduidade mensal do Relógio de Ponto, receção e tramitação de pedidos de alteração do horário de trabalho e tramitação do processo de Licença Parental;
l) Assegurar o reporte periódico de informação relativa a recursos humanos para organismos do Estado e garantir o dever de informação e publicação exigidos pela legislação em vigor;
m) Elaborar mapas onde constam todas as despesas com os/as colaboradores/as da educação;
n) Inscrição e desvinculação de Sócios nos Sindicatos, CCD, Atam, etc.
o) Tramitação de processos de penhoras de Tribunais e Ajudas de Custo;
p) Imprimir ou gerar ficheiro de todas as listagens resultantes do processamento de vencimentos dos/as funcionários/as e Professores das Atividades de Enriquecimento Curricular, cálculo dos valores a pagar aos/às funcionários/as resultantes da cessação de funções, da atualização de escalões de abono de família e pagamento do acréscimo da Remuneração Base;
q) Tramitação do processo de aposentação através da simulação, preenchimento da nota biográfica e envio do respetivo processo para a Caixa Geral de Aposentações;
r) Organização e tramitação dos mapas de férias do pessoal de cada Unidade Orgânica, através do envio às chefias, Comissão de Trabalhadores e aprovação superior. Após aprovação, inserção das férias no sistema informático. Cálculos de valores de férias não gozadas, subsídios de férias e proporcionais;
s) Gestão do Arquivo do DRH;
t) O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.

Divisão de Desenvolvimento Organizacional

A Divisão de Desenvolvimento Organizacional detém as seguintes atribuições:

a) Proceder ao diagnóstico e análise das necessidades de formação;
b) Gerir os perfis de competências;
c) Elaborar o plano anual de formação e proceder à sua execução;
d) Avaliar a formação e calcular o retorno do investimento;
e) Efetuar levantamentos que sustentem o planeamento dos recursos humanos no médio-longo prazo;
f) Gerir as competências e reafectar os Recursos Humanos aos postos de trabalho dentro da autarquia – Gestão da Mobilidade entre serviços;
g) Intervir, de forma organizada e multidisciplinar, para dar resposta às situações em que o projeto profissional do/a colaborador/a foi afetado, por algum motivo, reorganizando as competências de trabalho para assegurar a continuidade da carreira profissional: Equipa de Prevenção e Reintegração Profissional;
h) Promover o apoio socioeconómico aos/às colaboradores/as, através do Gabinete de Apoio Social e dinamizar este serviço;
i) Consultas de Psicologia aos/às colaboradores/as da autarquia no âmbito do GAS;
j) Promover o envelhecimento ativo dos/as colaboradores/as aposentados/as através de projetos específicos;
k) Gestão dos Métodos de Trabalho (estudar, propor e concretizar métodos que melhorem a eficiência);
l) Dinamizar o SIADAP em termos metodológicos e das melhores práticas aplicáveis;
m) Dinamizar métodos de avaliação psicológica no âmbito dos procedimentos concursais (Núcleo de Avaliação Psicológica), nos termos da lei;
n) Assegurar o cumprimento das obrigações legais do Município em matéria de Medicina do Trabalho;
o) Assegurar o cumprimento das obrigações legais do Município em matéria de higiene e segurança no trabalho (dentro das instalações da autarquia, incluindo as obras por administração direta);
p) Efetuar o tratamento estatístico do absentismo e propor medidas que visem a sua prevenção;
q) Promover iniciativas e estabelecer protocolos com entidades externas que visem a promoção boas práticas de trabalho e a manutenção da saúde global;
r) Participar no processo de Aquisição dos Equipamentos de Proteção Individual e Coletiva;
s) Gerir os processos de acidentes de trabalho e doenças profissionais;
t) O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.

Direção Intermédia de 3º Grau de Gestão de Carreiras

O Departamento de Recursos Humanos inclui a Unidade Orgânica de 3º Grau de Gestão de Carreiras, que detém as seguintes atribuições:

a) Assegurar a gestão de carreiras dos/as trabalhadores/as com relação jurídica de emprego público;
b) Gerir o mapa de pessoal da organização, incluindo o pessoal não docente dos agrupamentos escolares e elaborar o balanço social em articulação com a Divisão de Gestão de Recursos Humanos e Divisão de Desenvolvimento Organizacional;
c) Assegurar a gestão de carreiras, bem como acompanhar e desenvolver o processo de integração e acolhimento dos/as novos/as trabalhadores/as;
d) Apoiar técnica e administrativamente o processo de avaliação de desempenho dos/as trabalhadores/as, bem como o processo de indigitação e eleição da comissão paritária;
e) Gestão dos Processos de Mobilidade e Cedências de Interesse Público;
f) Assegurar o sistema de recrutamento e seleção ao nível dos recursos humanos necessários à Organização, bem como o processo de recrutamento e seleção de cargos dirigentes;
g) O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.

Divisão de Gestão Financeira

A Divisão de Gestão Financeira detém as seguintes atribuições:

a) Preparar o Orçamento e as Grandes Opções do Plano, suas revisões e alterações e acompanhar a sua execução;
b) Preparar, em articulação com a Divisão de Contabilidade, a elaboração do Relatório de Gestão que integra os documentos de prestação de contas;
c) Elaborar relatórios periódicos da atividade financeira;
d) Organizar e informar os processos relativos à contratação de empréstimos e de locação financeira;
e) Acompanhar a evolução da capacidade de endividamento e da performance financeira da autarquia;
f) Organizar e manter atualizado o dossiê financeiro relativo às comparticipações obtidas através de protocolos, contratos-programa ou fundos comunitários;
g) Definir e implementar uma estratégia de otimização da arrecadação de receita, através da rentabilização dos ativos municipais, assegurando quer a correta liquidação, quer uma cobrança eficaz e eficiente das taxas e outras receitas previstas nos regulamentos municipais e demais legislação em vigor;
h) Acompanhar a elaboração de regulamentos e respetivas alterações com eventual implicação ao nível da cobrança de receita;
i) Analisar os pedidos de isenção e redução de taxas, reembolsos, pagamentos em prestações e anulações de divida;
k) O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.

Divisão de Contratação Pública

A Divisão de Contratação Pública detém as seguintes atribuições:

a) Elaborar o plano anual de aquisição em parceria com os diversos serviços municipais e promover a sua execução;
b) Assegurar os procedimentos pré-contratuais de locação ou de aquisição de bens móveis, de aquisição de serviços e de empreitadas, em colaboração com os diferentes serviços municipais;
c) Promover a elaboração das peças dos procedimentos de formação dos contratos de locação ou de aquisição de bens móveis, de aquisição de serviços e de empreitada, incorporando os elementos fornecidos pelos serviços que integram os cadernos de encargos, designadamente especificações dos bens, serviços e dos materiais de construção, condições técnicas, elementos de solução de obra e outros;
d) Gerir todo o procedimento pré-contratual até à sua adjudicação;
e) Proceder a todas as publicitações legalmente exigíveis, inerentes ao desenvolvimento do procedimento pré-contratual;
f) Compilar e verificar toda a documentação necessária à celebração de contrato;
g) Promover a conferência da faturação relativa aos procedimentos desenvolvidos junto dos serviços requisitantes;
h) Promover a normalização dos bens e dos serviços necessários ao desenvolvimento das atividades da autarquia em colaboração com os diferentes serviços municipais;
i) Garantir a seleção dos fornecedores (em consultas e ajustes diretos) de acordo com a sua avaliação contínua;
j) Definir uma metodologia de qualificação e proceder à avaliação contínua de fornecedores;
k) Assegurar, em parceria com a Divisão de Aplicações Informáticas e Inovação, a gestão da Plataforma Eletrónica de Contratação;
l) O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.

Divisão de Contabilidade

A Divisão de Contabilidade detém as seguintes atribuições:

a) Assegurar a regularidade financeira na realização da despesa e supervisionar o cumprimento das normas de contabilidade e fiscalidade aplicáveis;
b) Promover o cumprimento atempado das obrigações fiscais e parafiscais, nomeadamente através da monitorização da faturação emitida pelos diversos serviços municipais;
c) Assegurar o reporte periódico de informação para organismos do estado e garantir o dever de informação e publicitação exigidos pela legislação em vigor;
d) Proceder ao registo contabilístico na ótica orçamental, patrimonial e de custos bem como gerir o arquivo dos processos de natureza financeira;
e) Proceder aos registos contabilísticos dos movimentos inerentes aos recebimentos e pagamentos efetuados, assegurando a respetiva conciliação com os correspondentes movimentos realizados pela contabilidade;
f) Efetuar depósitos, transferências e levantamentos segundo princípios de segurança e critérios de rentabilização dos valores movimentados;
g) Desenvolver, em colaboração com a Divisão de Assuntos Jurídicos as ações necessárias ao procedimento criminal dos cheques devolvidos por falta de provisão e outras irregularidades inerentes aos valores e documentos movimentados;
h) Controlar e processar as operações de tesouraria;
i) Assegurar a gestão de tesouraria, nomeadamente através da elaboração e acompanhamento do orçamento de tesouraria;
j) Proceder ao cálculo, monitorização e reporte mensal dos Fundos Disponíveis;
k) Preparar elaboração dos documentos de prestação de contas do Município, individuais e consolidadas;
l) Assegurar a constituição, reconstituição e recomposição do Fundo de Maneio e verificar a aplicação das respetivas normas;
m) Desenvolver um sistema de contabilidade de gestão e garantir a sua otimização, de modo a determinar custos totais (diretos e indiretos) de cada serviço, função, atividades e obras municipais;
n) O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nos números anteriores.

Divisão de Gestão Patrimonial

A Divisão de Gestão Patrimonial detém as seguintes atribuições:

a) Elaborar o cadastro e inventariação sistemática de todo o património municipal, incluindo as cedências ao domínio público, assegurando a sua eficiente gestão;
b) Promover a inscrição nas matrizes prediais e na conservatória do registo predial de todos os bens imóveis propriedade do município;
c) Promover a digitalização dos processos de cadastro e das parcelas municipais, garantindo igualmente a sua georreferenciação;
d) Organizar e coordenar os processos de aquisição, permuta, alienação e oneração de imóveis, assegurando o cumprimento da legislação e regulamentos em vigor e a melhor rentabilização, atendendo ao enquadramento estratégico do Executivo e às condições do mercado imobiliário, e promovendo o encaminhamento aos serviços jurídicos quando se determine o recurso à expropriação;
e) Assegurar a avaliação e negociação dos imóveis a adquirir, permutar e alienar;
f) Integrar a comissão de avaliação de imóveis e prestar-lhe apoio administrativo e técnico;
g) Organizar e acompanhar os processos de desafetação do domínio público;
h) Atualizar anualmente o valor das rendas, liquidar e controlar a cobrança dos rendimentos de propriedade do Município;
i) Elaborar estudos conducentes à correta afetação e rentabilização dos bens do domínio privado municipal;
j) Promover os procedimentos pré-contratuais inerentes à concessão da exploração de edifícios/ equipamentos municipais;
k) Administrar os bens imóveis municipais, de forma a prevenir e reprimir atos atentatórios da respetiva propriedade;
l) Assegurar o cumprimento do regulamento do cadastro e inventário dos bens da Autarquia;
m) Providenciar a realização do inventário anual do património imobilizado;
n) Promover o estabelecimento de sistemas de seguros adequados à realidade municipal, e gerir a carteira de seguros de Bens Patrimoniais e Responsabilidades Legais;
o) O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.

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Conteúdo atualizado em2020/10/0716:01

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